Obieg dokumentów – workflow

enova365  Procesy (Workflow – obieg dokumentów)

Co to jest Workflow?

Każdy obszar działalności firmy może zostać usprawniony przy wykorzystaniu systemów ERP. Wdrożenia takich oprogramowań przynoszą ogromne korzyści. Zdarza się, że przedsiębiorstwa rozszerzające zakres wykorzystania technik informacyjnych napotykają problemy związane z prowadzeniem mnogości rozwiązań. Stosują na przykład jeden system do obsługi Klienta, drugi do prowadzenia księgowości, kolejny do obiegu spraw wewnętrznych, jeszcze inny do procesowania dokumentów itd. W efekcie użytkownik traci kontrolę nad tym, co i jak ma wykonać oraz jaki etap realizacji osiągnęły zadania. Rozwiązaniem są systemy zarządzania przepływem pracy, inaczej: obieg dokumentów (ang. workflow). W jednym miejscu zbierają one informacje pochodzące z różnych obszarów działalności firmy.

Oprogramowanie prezentuje powiadomienia o konieczności podjęcia aktywności w spójny, zrozumiały sposób, jednocześnie umożliwiając realizację związanych z nimi zadań bezpośrednio z poziomu interfejsu. System umożliwia koordynowanie złożonych działań, realizowanych przez grupę ludzi pracujących w różnych departamentach przedsiębiorstwa. Porządkuje grupy zadań przypisane do użytkowników w procesy niezależne od obszaru firmy. Organizuje przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, zawsze według odpowiednich procedur zarządczych.

Do czego służy moduł enova365 Workflow?

Moduł enova365 Workflow, wchodzący w skład zintegrowanego oprogramowania enova365 ERP, dzięki intuicyjnemu środowisku pracy użytkownika i możliwości definiowania zaawansowanych zasad, pozwala skutecznie organizować i automatyzować pracę wielu osób w ramach procesów firmy.

Edytor procesów

Najwygodniejszym sposobem na utworzenie wzorcowego procesu jest wykorzystanie edytora procesu enova365 Workflow Designer. Pozwala on na zbudowanie pełnego procesu za pomocą grafu. Wystarczy, że użytkownik przeciągnie z paska narzędzi element na obszar roboczy, a enova365 ERP wygeneruje odpowiednią konfigurację. Przeciąganie kolejnych elementów i łączenie ich za pomocą strzałek umożliwia zaprojektowanie dowolnie rozbudowanego procesu w formie graficznej.

Środowisko pracy użytkownika:

Środowiskiem pracy enova365 Workflow jest lista zadań, na której pojawiają się powiadomienia o czynnościach do wykonania w ramach poszczególnych procesów. Wybranie zadania z listy powiadomień powoduje otwarcie formularza kreatora, który zawiera zestaw kroków/ zakładek do uzupełnienia przez użytkownika. Zakończenie pracy z kreatorem prowadzi do realizacji zadania i skutkuje przejściem do kolejnego etapu przetwarzania procesu. Może to być np. wysłanie wiadomości e-mail/SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentów. Po wykonaniu czynności zakończenie procesu. Użytkownik może również sam zainicjować procesy. Dodatkowo może obserwować na liście status zadań, których jest koordynatorem, śledząc przy tym przebytą ścieżkę w formie graficznej.

Harmonogram zadań

Jest to narzędzie, dzięki któremu akcje wykonywane dotychczas przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia. Przykładem może być automatyczny import kursów walut o określonej godzinie, analiza niezapłaconych faktur i wysyłanie informacji do dłużników o należnościach.