KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to centralna baza faktur elektronicznych, czyli teleinformatyczna forma gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli tzw. faktur ustrukturyzowanych.
OBOWIĄZKI
Wystawca
W celu wysłania i pobrania faktury elektronicznej przedsiębiorca musi:
- założyć konto na platformie KSeF,
- zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur,
- wystawić fakturę dla odbiorcy,
- wygenerować plik XML z tą fakturą, zgodny ze specyfikacją KSeF i wysłać ją na platformę KSeF za pośrednictwem systemu ERP, łączącego się z Web API KSeF; wysłanie faktury wymaga autoryzacji procesu przez zarejestrowaną osobę fizyczną za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
Odbiorca
Odbiorca, który również założył konto w KSeF pobiera fakturę z platformy i importuje do swojego systemu, w którym powstaje faktura zakupu.
KORZYŚCI
Darmowa platforma EDI
KSeF umożliwia elektroniczną wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi, czyli natychmiastowo przekazuje informacje, które są zawarte w dokumentach handlowych. Dołączając do KSeF, zyskujesz za darmo możliwość elektronicznej wymiany faktur.
Bezpłatne archiwum faktur elektronicznych
Wysyłając fakturę do krajowego systemu e-faktur i odbierając faktury za jego pośrednictwem w pełni wywiążesz się z obowiązku archiwizacji faktur.
Przyspieszenie obiegu dokumentów
Krajowy System e-Faktur ma pozytywny wpływ na obieg dokumentów. Odbiorca będzie szybciej otrzymywał faktury i szybciej przekazywał je do akceptacji w firmie. Im mniej dni potrzeba na wewnętrzną akceptację kosztów, tym szybciej faktury będą opłacane, a sprzedawca w krótszym czasie odzyska swoją należność.
Krótszy termin zwrotu VAT dzięki KSeF
Dla podatników, którzy działają dłużej niż 12 miesięcy i w całym okresie rozliczeniowym wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane obowiązuje skrócony termin zwrotu VAT. Otrzymają oni jego zwrot o 20 dni szybciej niż pozostałe firmy – już po 40 dniach.
Zwolnienie z JPK na żądanie
Biznes, który korzysta z krajowego systemu faktur nie ma już obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.
Skontaktuj się z nami, aby omówić wdrożenie KSeF w Twojej firmie.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598)
