Nie da się ukryć, że dział księgowości jest jednym z najważniejszych w każdej firmie. W końcu to on sprawuje pieczę nad jej finansami, dbając m.in. o to, by pracownicy otrzymywali odpowiednie wynagrodzenie, podatki zostały na czas odprowadzone do Urzędu Skarbowego, a wynagrodzenie za realizację kolejnych zleceń odpowiednio udokumentowane. Procesy w dziale księgowości zawsze można jednak usprawnić, by przebiegały jeszcze sprawniej, lecz zarazem bez zbędnych pomyłek. W jaki sposób należy to zrobić? Za pomocą odpowiedniego oprogramowania ERP, takiego jak enova kadry i płace. Poniżej przedstawiamy, co można dzięki niemu uzyskać.
Automatyzacja procesów księgowych kluczem do sukcesu
Każdy, kto odpowiada w firmie (i nie tylko) za prowadzenie księgowości zdaje sobie sprawę, że jest to niezwykle odpowiedzialne zajęcie. Aby więc uniknąć ewentualnych pomyłek, które często mogą być kosztowne, warto skorzystać z systemu ERP dla księgowości, który można dostosować do swoich wymagań i potrzeb w taki sposób, by wykonywanie wyżej wymienionych czynności (oraz wielu innych) zostało zoptymalizowane. Dzięki temu łatwiej jest zaoszczędzić na czasie, ale też zachować dokładność na bardzo wysokim poziomie, jeśli chodzi o raportowanie. Procesy księgowe z wykorzystaniem ERP przebiegają nie tylko o wiele sprawniej, ale również z wymaganą i tak ważną precyzją oraz gwarancją dokładności. ERP pozwala też znacząco zminimalizować ryzyko powstania ewentualnego błędu, który może nas wiele kosztować. Dodatkowo w systemach enova instalacja jest niezwykle prosta i przyjemna.
Z jakich narzędzi korzystać w celu zautomatyzowania procesów księgowych?
Automatyzacja procesów księgowych sprawia, że praca osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwie odbywa się w zdecydowanie bardziej komfortowych dla nich warunkach. Najlepszym tego potwierdzeniem niech będzie możliwość zarządzania różnymi projektami z pozycji wyłącznie jednego ekranu. Aby cieszyć się takim rozwiązaniem, wystarczy jedynie utworzyć odpowiedni pulpit nawigacyjny dla wybranego pracownika lub całej grupy księgowych, a następnie nadać im uprawnienia do tego, by mogli zacząć z niego korzystać. Taki – funkcjonalny – pulpit nawigacyjny jest w stanie gromadzić istotne dane dotyczące finansów z różnych działów firmy, gwarantując jednocześnie ich swobodne przeglądanie i przetwarzanie, gdy jest to konieczne do uzyskania pożądanego efektu. Automatyzacja księgowości oznacza zatem koniec z mozolnym przeszukiwaniem kolejnych arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ najważniejsze dla księgowych dane zawsze będą mieć dzięki wdrożeniu tego procesu zawsze pod ręką.
Efektywniejsze wykorzystanie pracowników dzięki automatyzacji w księgowości
Chcąc usprawnić realizację procesów księgowych w firmie, bez wątpienia dobrym rozwiązaniem będzie poświęcenie im większej uwagi i bliższe przyjrzenie się ich optymalizacji. Jeśli więc zależy nam na tym, by praca poszczególnych osób została wsparta przez wiedzę, umiejętności i doświadczenie kolejnych, należy zadbać o to, aby swoje podstawowe obowiązki były w stanie wykonywać w krótszym czasie. Czy jest to jednak możliwe? Jak najbardziej. W wielu firmach, w których uznano, że automatyzacja w księgowości okaże się właściwym rozwiązaniem, dość szybko zauważono efekty takiego działania, a szczególnie przy zamykaniu miesiąca. Jak dobrze wiemy, to właśnie wtedy księgowi mają szczególnie dużo pracy, ponieważ muszą przeprowadzić różnego rodzaju księgowania, zlecić wykonanie przelewów na konta pracowników, odprowadzić podatki itd. Korzystając z systemów ERP, są jednak w stanie zrobić to nawet o ok. dwa dni prędzej w porównaniu do osób tworzących działy księgowości w przedsiębiorstwach działających – tak to ujmijmy – w tradycyjny sposób. Łatwo można więc policzyć, że w ciągu roku możliwe jest więc zaoszczędzenie ok. 24 dni, w czasie trwania których odpowiedni pracownicy mogą wspomóc działania swoich kolegów, by określone zadania zostały zakończone w krótszym czasie.
Przechowywanie danych w chmurze – sposób na usprawnienie przebiegu procesów księgowych
Pisząc na temat automatyzacji procesów w dziale księgowości, należy wspomnieć o tym, że dużą popularnością wśród rozwiązań w tym zakresie cieszą się ostatnimi czasy zwłaszcza systemy ERP w chmurze. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na stały dostęp do bazy danych, który gwarantują swoim użytkownikom i – co szczególnie istotne – z każdego miejsca na Ziemi. By mieć do nich dostęp, wystarczy jedynie użyć dowolnego urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu. W XXI wieku, kiedy coraz więcej ludzi pracuje zdalnie, możliwość skorzystania z tego typu systemów jest więc szczególnie pożądana przez księgowych i przedstawicieli wielu innych zawodów, zaś ich przełożonym gwarantuje efektywniejsze funkcjonowanie działu finansowego w stworzonych przez nich przedsiębiorstwach.
