EZD to skrót od elektronicznego zarządzania dokumentacją. Nazwa bywa mylona z digitalizacją archiwum, choć zakres jest szerszy: system prowadzi metrykę sprawy, rejestruje dekretacje, przechowuje kolejne wersje projektów pism i wiąże je z pozycją jednolitego rzeczowego wykazu akt. Skan bez tej struktury pozostaje plikiem na dysku sieciowym.
Rozróżnienie ma znaczenie formalne. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewiduje dwa systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – tradycyjny, w którym aktami sprawy jest teczka papierowa, oraz elektroniczny, gdzie odzwierciedleniem sprawy jest zapis w systemie EZD. Kierownik jednostki wskazuje jeden z nich zarządzeniem i określa wyjątki, czyli klasy dokumentacji nadal prowadzone na papierze. Wdrożenie systemu klasy EZD to przede wszystkim przedsięwzięcie organizacyjne i merytoryczne – zmiana sposobu dokumentowania spraw, nie samo uruchomienie narzędzia.
W tym artykule znajdziesz:
Jakie przepisy regulują obieg dokumentów w urzędzie?
Instrukcja kancelaryjna, JRWA i archiwum zakładowe
Podstawę stanowi ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r., które wprowadza instrukcję kancelaryjną, jednolite rzeczowe wykazy akt oraz instrukcję archiwalną dla organów gminy, powiatu i samorządu województwa. Przed uruchomieniem systemu wykaz akt wymaga przeglądu.
Doręczenia elektroniczne, KRI i ochrona danych
Drugi filar to ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 r. Ministerstwo Cyfryzacji wskazywało, że okres przejściowy służył jednostkom właśnie do organizacyjnego dostosowania i wprowadzenia systemów klasy EZD, przy zachowaniu równoważności doręczenia pocztowego, ePUAP oraz systemów dziedzinowych. Dochodzą do tego rozporządzenie o Krajowych Ramach Interoperacyjności, RODO oraz ustawa o dostępności cyfrowej – ta ostatnia ma znaczenie przy publikowaniu pism i decyzji w BIP.
| Obszar | Akt prawny | Co reguluje w praktyce |
|---|---|---|
| Kancelaria i archiwum | rozporządzenie PRM z 18.01.2011 r. | JRWA, metryka sprawy, wybór systemu kancelaryjnego |
| Korespondencja | ustawa o doręczeniach elektronicznych | adres do doręczeń, PURDE, PUH |
| Bezpieczeństwo | rozporządzenie KRI, RODO | rozliczalność, kopie zapasowe, uprawnienia |
| Podpisy | eIDAS, ustawa o usługach zaufania | podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna |
Jak wdraża się elektroniczny obieg dokumentów w administracji?
Elektroniczny obieg dokumentów w administracji wprowadza się etapami. Poniższy harmonogram odpowiada urzędowi zatrudniającemu od pięćdziesięciu do dwustu osób.
- Decyzja i powołanie zespołu – skład obejmuje koordynatora czynności kancelaryjnych, archiwistę, przedstawiciela IT oraz osoby z kilku wydziałów o odmiennej specyfice pracy.
- Audyt przedwdrożeniowy – inwentaryzacja typów korespondencji, wolumenu przesyłek, dotychczasowych rejestrów oraz systemów dziedzinowych przewidzianych do integracji.
- Wybór modelu technicznego – SaaS udostępniany przez NASK skraca start i znosi wymagania sprzętowe, instalacja on-premise daje swobodę integracji kosztem własnej infrastruktury.
- Konfiguracja – struktura organizacyjna, uprawnienia, JRWA, ścieżki akceptacji, wzory pism, konta e-Doręczeń i skrzynka ePUAP.
- Szkolenia – osobne ścieżki dla kancelarii, pracowników merytorycznych, kierownictwa i administratorów systemu.
- Pilotaż – dwa lub trzy wydziały pracują wyłącznie w systemie przez kilka tygodni, co ujawnia luki w konfiguracji przy ograniczonym ryzyku.
- Start produkcyjny – zarządzenie kierownika jednostki, wyłączenie równoległych rejestrów papierowych, dyżur wsparcia w pierwszych dniach.
Podział na fazy sprawdza się szczególnie tam, gdzie wdrożenie obejmuje jednostki podległe: szkoły, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury.
Jakie są korzyści z wdrożenia?
Pierwszy efekt dotyczy czasu odszukania sprawy. Zamiast wędrówki do archiwum wystarczy zapytanie po znaku sprawy, kontrahencie lub dacie wpływu. Drugi wiąże się z rozliczalnością – historia dekretacji pokazuje, na czyim biurku pismo czekało najdłużej, co ułatwia reagowanie na terminy z Kodeksu postępowania administracyjnego.
Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej wykorzystuje się również do ograniczenia kosztów wysyłki i przechowywania akt, choć oszczędności ujawniają się zwykle w drugim roku pracy. Zwolnione metry bieżące w archiwum okazują się cenne zwłaszcza w budynkach zabytkowych bez rezerwy powierzchni.
Trzeci obszar to ciągłość działania. Praca zdalna, zastępstwa urlopowe i sytuacje kryzysowe przestają blokować obieg, ponieważ dostęp do akt nie zależy od fizycznej obecności w budynku. Model SaaS dodatkowo zdejmuje z jednostki wydatki na infrastrukturę oraz obsługę dokumentacji papierowej.
Jakie błędy najczęściej hamują cyfryzację urzędu?
Najkosztowniejszym jest bezterminowe utrzymywanie dwóch obiegów. Pracownicy drukują pismo z systemu, podpisują odręcznie i wpinają do teczki, przez co nakład pracy rośnie zamiast maleć. Termin wygaszenia rejestrów papierowych powinien znaleźć się w zarządzeniu wdrożeniowym.
Drugi błąd polega na przeniesieniu do systemu wadliwego wykazu akt. Klasyfikacja nieprzystająca do zadań powoduje, że sprawy trafiają do pozycji przypadkowych, a późniejsze porządkowanie wymaga ręcznej korekty setek rekordów.
Trzeci dotyczy szkoleń zredukowanych do jednego spotkania dla wszystkich. Kancelaria potrzebuje wiedzy o rejestracji przesyłek i skanowaniu, kierownik – o dekretacji i akceptacji, archiwista – o przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego. Wspólny kurs pozostawia każdą z tych grup bez odpowiedzi na własne pytania.
Chcesz wdrożyć EZD w swojej jednostce?
Pomożemy przygotować urząd do elektronicznego obiegu dokumentów – od analizy procesów i konfiguracji JRWA, przez ustalenie uprawnień i integrację z e-Doręczeniami, po szkolenia pracowników i uruchomienie systemu.
Czwarty wiąże się z podpisem elektronicznym. Bez podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej część pism nadal wymaga wersji papierowej.
Od czego zależy powodzenie projektu EZD?
Doświadczenia jednostek, które zakończyły wdrożenie, wskazują na trzy warunki: zaangażowanie kierownictwa wyrażone konkretnym zarządzeniem, realistyczny harmonogram uwzględniający okresy wzmożonej pracy urzędu oraz zespół z jasno przypisaną odpowiedzialnością. Istotną barierą pozostaje więc nie sam budżet, lecz przygotowanie organizacyjne – i tam dobrze jest skierować uwagę przez pierwsze tygodnie pracy wdrożeniowej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy wdrożenie EZD jest obowiązkowe?
Zgodnie z zapowiedziami resortu cyfryzacji jednostki administracji publicznej mają obowiązek stosowania systemu klasy EZD jako podstawowego od 2028 r. Wcześniejsze uruchomienie daje czas na wygaszenie obiegu papierowego bez presji terminu.
Co dzieje się z dokumentacją prowadzoną wcześniej na papierze?
Sprawy wszczęte przed startem produkcyjnym kończy się w dotychczasowym systemie kancelaryjnym. Akta zamknięte trafiają do archiwum zakładowego według instrukcji archiwalnej, bez konieczności masowego skanowania.
Czy EZD obsługuje e-Doręczenia i ePUAP jednocześnie?
Tak. System pozwala prowadzić korespondencję z podmiotami publicznymi i klientami przez e-Doręczenia w zakresie PURDE i PUH oraz przez ePUAP, a także integrować się z systemami dziedzinowymi.
Kto w urzędzie powinien odpowiadać za system EZD po zakończeniu wdrożenia?
Opiekę dzieli się zwykle między dwie role. Koordynator czynności kancelaryjnych, powoływany na podstawie instrukcji kancelaryjnej, czuwa nad prawidłowym stosowaniem wykazu akt, dekretacją i przekazywaniem dokumentacji do archiwum zakładowego. Administrator systemu po stronie IT odpowiada za konta, uprawnienia, kopie zapasowe i aktualizacje.
